Như chúng ta đã biết thì hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc chính là lời cam kết bằng văn bản giữa bên thuê và cho thuê. Đây cũng chính là cơ sở pháp lý khi có vấn đề xảy ra cần phải giải quyết. Chính vì vậy khi soạn khi soạn thảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc bạn cần lưu ý rất nhiều điều quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Vậy những lưu ý này là gì hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!
1: Xác định chính xác địa điểm và diện tích thuê/cho thuê
Dù bạn là người cho thuê hay đi thuê thì việc ghi chính xác diện tích thuê văn phòng là điều cần thiết và đáng để lưu ý nhất. Cách nhiều cách đo diện tích phòng khác nhau và cũng từ cách đo này này bạn sẽ chi trả số tiền thuê văn phòng vì vậy hãy xác định và thống nhất và chọn một trong 3 cách sau để thuê diện tích:
Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Trong đó điểm đáng lưu ý là cách đo thông thủy và cách đo xây dựng dựng (mép ngoài của tường)sẽ bị lệch nhau hơn 3 – 5%. Khi bạn cho thuê văn phòng hay đi thuê văn phòng thì cũng cần tiến hành đo lại diện tích mặt bằng cho thật chính xác vì diện tích này cũng sẽ được ghi chính xác trong mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc.
2: Thời gian sử dụng và điều kiện gia hạn khi hết hợp đồng
Khi soạn mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc các bên cần chủ ý đến các mốc thời gian như:
- Khi nào hợp đồng có hiệu lực: Đó là ngày mà bên thuê chính thức bị tính phí thuê mặt bằng.
- Thời gian sửa sang lại mặt bằng có bị tính chi phí không?
- Khi nào hợp đồng hết hiệu lực? Khi sắp bên ngày bàn giao mặt bằng thuê văn phòng thì hai bên có thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Có cần báo trước không? …
Tất cả những điều trên là cần thiết và bạn cần phải lưu ý khi soạn mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc.
3: Chi phí thuê mặt bằng và chi phí dịch vụ đi kèm
>>> Xem thêm : Chuyển văn phòng trọn gói
Chi phí thuê mặt bằng và các dịch vụ đi kèm cùng một toà nhà lớn như : Điện, thang máy, bảo vệ, lễ tân…sẽ được tính như thế nào? Ngoài ra một số bên có miễn phí cho một số lượng xe theo diện tích sàn vì vậy bạn cũng nên quan tâm và lưu ý điều này vào trong hợp đồng. Ngoài ra các phụ phát sinh như : khi nhân viên làm thêm giờ thì hệ thống điều hòa, điện sẽ như thế nào
4: Những điều khoản về thanh toán chi phí và loại tiền thanh toán
Do pháp luật không hạn chế nên nhiều giao dịch trong nước thường sử dụng USD. Tuy nhiên do tỉ giá USD lên xuống thất thường theo ngày mà hợp đồng lại kéo dài theo quý, năm…vì thế các bạn cần quy định rõ về tỷ giá khi có sự lên xuống của ngoại tệ vào trong hợp đồng.
5: Trách nhiệm của bên cho thuê mặt bằng
Đối với bên thuê thì trong khi soạn mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc cần ghi rõ:
- Trách nhiệm bàn giao mặt bằng đúng hạn
- Đảm bảo tính pháp lý của mặt bằng cho thuê
- Có trách nhiệm xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc về bên thuê
6: Trách nhiệm của bên thuê
Không chỉ có bên cho thuê có trách nhiệm mà bên thuê cũng cần có trách nhiêm như sau:
– Đảm bảo việc chi trả chi phí thuê mặt bằng đúng hạn
– Có trách nhiệm bảo quản duy trì văn phòng
– Chấp hành theo quy định pháp luật
– Chấp hành các quy định chung của tòa nhà về các vấn đề như: vệ sinh môi trường hay trật tự công cộng…
7: Những điều cần lưu ý khi chấm dứt hợp đồng
>>> Xem thêm : Chuyển nhà giá rẻ
– Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng gồm các trường hợp sau:
Hết hạn hợp đồng và hai bên cần thỏa thuận xem có nên gia hạn hợp đồng nữa hay không?
Nếu trong quá trình thuê mặt bằng xảy ra việc phải chấm dứt hợp đồng do nguyên nhân khách quan hoặc bất khả kháng khác thì bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.
Trên đây là những lưu ý đặc biệt cần thiết khi soạn mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc vì vậy các bạn cần nhớ để đảm bảo quyền lợi của mình.
Vận tải Thành Hưng (Sưu Tầm)
