Với mỗi công ty việc chuyển văn phòng luôn là một nỗi ám ảnh vì khối lượng công việc khổng lồ mà nó mang lại. Dù đã chuẩn bị một kế hoạch tốt thì các doanh nghiệp cũng có rất nhiều việc phải làm kéo theo đó là rất nhiều việc ngoài ý muốn phát sinh vì vậy để giúp cho các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng taxi tải Bình Dân xin chia sẻ những kinh nghiệm chuyển văn phòng hay mà chúng tôi đã tích lũy được trong nhiều năm làm dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.
1: Lâp kế hoạch chuyển văn phòng
Ngay sau khi quyết định chuyển văn phòng thì bạn nên lên ngay kế hoạch chuyển văn phòng trên giấy. Cũng như một dự án kinh doanh thì việc chuyển văn phòng thuận lợi hay không quyết định 50% là từ khâu lên kế hoạch. Một bản kế hoạch tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí, hạn chế rui ro và những lộn xộn khi tiến hành chuyển văn phòng. Vậy bản kế hoạch chuyển văn phòng này cần gì? Bạn chỉ cần lên trước những bước sau:
Bước 1: Lên kế hoạch sơ bộ về những công việc cần phải làm khi tiến hành chuyển văn phòng như: Tìm văn phòng mới, tìm dịch vụ chuyển văn phòng, bàn giao mặt bằng, sửa chữa văn phòng mới theo phong cách nào…việc này diễn ra trước ngày chuyển văn phòng ít nhất nửa năm.
Bước 2 : Xác định những đầu mối liên quan chính đến việc chuyển văn phòng như giám đốc các bộ phận, trưởng phòng…
Bước 3:Đặt thời hạn cho từng giai đoạn chuẩn bị chuyển văn phòng.
Bước 4: Thông báo kế hoặc chuyển văn phòng cho nhân viên công ty và khách hàng
Bước 5: Xem ngày chuyển văn phòng và làm lễ nhập trạch
Bước 6: Chuyển toàn bộ văn phòng và ổn định công việc
2: Những điều cần chú ý khi đóng gói đồ đạc và chuyển văn phòng
>>> Xem thêm : Những điều kiêng kị khi chuyển văn phòng cần phải nhớ
Một trong những vấn đề phức tạp nhất của viêc chuyển văn phòng đó là có rất nhiều các giấy tờ, máy móc, hàng hóa khác nhau gây khó khăn trong việc vận chuyển của các bên nhận chuyển nhà trọn gói. Vì vậy những kinh nghiêm chuyển văn phòng sau đây chắc chắn sẽ hữu ích với bạn:
- Nhắc toàn bộ nhân viên dùng băng dính dán chắt dưới đáy và phía trên hộp đựng đồ sau khi đóng đồ để tránh đồ quá nặng có thể rách tung ở các nếp.Xếp đồ hãy tuân theo nguyên tắc hộp nhỏ để những thứ nặng như: sách báo tài liệu và những hộp to để những thứ nhẹ nhưng cồng kềnh.
- Nhưng đồ dễ vỡ thì cần được bọc riêng từng thứ rồi mới cho vào thùng để dễ phân biệt mức độ dễ vỡ của chúng bạn có thể nhắc nhân viên sử dụng giấy màu khác nhau để dễ phân biệt. Hãy nhớ lót đêm đáy, giữa các món đồ và xung quanh thùng để giảm thiểu mức dộ vỡ hỏng do di chuyển cọ sát vào nhau. Một kinh nghiệm chuyển văn phòng hay nữa là bạn hãy tránh dùng giấy báo để bọc đồ vì nó có thể làm bẩn đồ của bạn do có nhiều bụi bạn chỉ nên dùng giấy báo để chèn và lót hộp thôi.
- Thùng chứa đồ phải chắc chắn, cứng cáp tránh sử dụng những thùng quá cũ nát.
- Hãy dán tên của từng bộ phận/vị trí để đồ ở văn phòng mới để tiện cho việc bốc dỡ hàng về sau.
- Hãy nhắc nhân viên đóng gói đồ đạc dần dần bắt đầu từ những món đồ ít sử dụng trước và những món đồ sử dụng cho công việc hàng ngày hãy để lại sau.
- Hãy khuyến cáo các công ty vận tải chuyển đồ về các món đồ dễ vỡ để họ tìm phương án di chuyển cho hợp lệ.
- Với các tài liệu, đồ vật cực kỳ quan trọng hãy giao cho nhân viên thân cận tự vận chuyển, các đồ đạc tài liệu quan trọng của từng bộ phận khác nhau sẽ do nhân viên của bộ phận ấy tự chuyển để đảm bảo an toàn và tính bảo mật.
- Đặc biệt chú ý đến các thiết bị điện tử như: máy tính, điều hòa…trong đó máy tính cần được sắp xếp theo bộ và các giữ liệu quạn trọng cần được sao lưu, cài mật khẩu trước khi di chuyển. Ngoài ra bạn cũng nhắc nhân viên đừng quên mã số kết nối của stereos, máy vi tính vì nó sẽ tiện hơn khi bạn lắp ráp máy văn phòng mới.
- Ngoài ra, các món đồ đặc biệt thì các bạn nên gọi điện tham khảo bên vận tải hoạch báo họ để họ chuẩn bị đồ đóng gói các món hàng này.
Trên đây là những kinh nhiệm chuyển văn phòng được chúng tôi tích lũy sau nhiều năm làm trong ngành dịch vụ taixi tải chuyển văn phòng trọn gói. Hi vọng những chia sẻ trên sẽ có ích cho các bạn.
>>> Xem thêm : Những hợi ý hay khi thiết kế văn phòng làm việc diên tích nhỏ
Vận tải Thành Hưng (Sưu tầm).
