Chuyển văn phòng là một việc lớn vì mỗi lần chuyển văn phòng là sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ công việc công ty. Chính vì vậy, như bất kỳ dự án của một công ty việc lập kế hoặc chuyển văn phòng là điều cần thiết và quan trọng quyết định sự suôn sẻ của cả quá trình di chuyển văn phòng.
Một bản kế hoạch chuyển văn phòng phát sinh khi công ty có ý định chuyển cơ sở làm việc từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới. Để đảm bảo an toàn cho giấy tờ, hợp đồng, vật tư…cũng như có thể tiết kiệm chi phí ở mức tối đa thì bạn cần lưu ý những điều sau đây:
1: Lên kế hoạch dự án
Để có một kế hoạch chuyển văn phòng để đảm bảo tốt nhất thì cần lên trước khoảng 6 tháng và thường được phác thảo xem các bước sau:
- Lên kế hoạch sơ bộ về những công việc cần thiết liên quan đến chuyển văn phòng
- Xác định những đầu mối chính chịu trách nhiệm trong việc chuyển văn phòng
- Đặt thời hạn cho từng giai đoạn của việc chuyển văn phòng
- Thông báo việc chuyển văn phòng
- Chuyển văn phòng và ổn định tại văn phòng mới
2: Tìm kiếm địa điểm chuyển văn phòng mới
Cùng với việc lập kế hoạch là bạn cần phải tìm một địa điểm mới phù hợp với ngân sách, diện tích, và thời gian thuê. Ngoài ra các đặc điểm về bất động sản như: Chỗ để xe, giao thông tháng máy…. đảm bảo mọi yếu tố đã được đặt ra trước khi chuyển văn phòng.
3: Xác định ngân sách
Ngân sách của bạn dành cho việc chuyển văn phòng cần được lên chính xác để đảm bảo tiết kiệm ở mức tối đa nhưng đạt hiểu quả ở mức cao nhất. Chính vì vậy việc lựa chọn cho văn phòng của mình một gói “bảo hiểm” để đảm bảo sự hư hại tài sản trong quá trình vận chuyển là điều cần thiết. Chính vì vậy việc sử dụng các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là điều cần thiết và đảm bảo sự an toàn hàng hóa của công ty.
4: Lên kế hoạch cho văn phòng mới
Ngoài việc lên kế hoạch chuyển văn phòng cũ thì bạn cũng cần chuẩn bị cho văn phòng mới như: Dọn dẹp vệ sinh, liên hệ điện nước, bố trí và sửa sang lại văn phòng mới sao cho phù hợp với ý tưởng của bạn. Kiểm kê các tài sản hiện trạng mặt bằng trước khi chuyển đồ để đảm bảo nắm chính xác nhất về việc này.
5: Liện hệ với các bên chuyển văn phòng chuyên nghiệp
>>> Xem thêm : Mách bạn những kinh nghiệm chuyển nhà hay
Một phần trong việc lập kế hoặc chuyển văn phòng quan trọng nhất chính là tìm kiếm các bên chuyển văn phòng chuyên nghiệp. Việc sử dụng các dịch này sẽ giúp bạn tiết kiêm chi phí, có bảo đảm cho các món đồ đắt giá của công ty và cũng là cách để bạn đảm bảo công việc của công ty không bị gián đoạn vì việc chuyển văn phòng. Với các bên chuyển văn phòng chuyên nghiệp bạn chỉ cần sắp xếp các tài liệu quan trọng và giám sát quá trình là xong quả thật là đơn giản và hiệu quả đúng không nào?
6: Lên danh sách chi tiết các đồ đạc cần thiết
Còn khoảng 1 tháng trước khi chuyển văn phòng bạn hãy giao cho các bộ phận lên danh sách các món đồ cần thiết cũng như các tài liệu quan trọng. Những món đồ cũ cần thanh lý cũng cần được lên danh sách để đảm bảo có thể giảm sự công kềnh tốn chi phí vận chuyển cũng như thời gian đóng gói khi sang cơ quan mới.
7: Thông báo cho các khách hàng, đối tác
Khi lập kế hoạch chuyển văn phòng thì việc đầu tiên bạn cần nghĩ đến là nó sẽ ảnh hưởng đến khách hàng và đối tác đang thường xuyên làm việc hay đến trụ sở cũ của bạn . Chính vì vậy trước khi chuyển văn phòng bạn hãy lên thông báo đến khách hàng, đối tác từ sớm cùng song song với đó là thông báo cho toàn thể nhân viên của công ty về việc chuyển văn phòng sớm để họ sắp xếp công việc và gia đình.
8: Yêu cầu nhân viên các bộ phận tự đóng gói các tài liệu quan trọng
>>> Xem thêm : Những điều cần lưu ý khi xem ngày chuyển nhà
Dù đã thuê các các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nhưng các tài liệu quan trọng bạn cần phải từ sắp xếp các giấy tờ hồ sơ, tài liệu quan trọng ra các thùng riêng và niêm phong ghi chú cẩn thận. Những tài liệu đặc biệt quan trọng thì bạn cần chính tay mình hoặc các trưởng bộ phận chuyển nếu không quá cồng kềnh để đảm bảo không bị sai sót hay thất lạc.
Lập kế hoạch chuyển văn phòng là việc hệ trọng mà bất cứ công ty nào cũng cần làm. Hi vọng với những chia sẻ của Bình Dân chúng tôi sẽ giúp bạn có được một kế hoạch hoàn hảo trong việc chuyển văn phòng.
Vận tải Thành Hưng (Sưu tầm)
